Pełny tekst orzeczenia

UZASADNIENIE

Powód R. K. (1) wniósł o zasądzenie od pozwanej Grupy (...) spółki akcyjnej w P. kwoty 35.000 zł wraz z ustawowymi odsetkami za opóźnienie liczonymi od 10 kwietnia 2017r. tytułem odszkodowania za powstrzymanie się od działalności konkurencyjnej za miesiąc marzec 2017r.

W uzasadnieniu pozwu wskazał, iż pracował dla pozwanej na stanowisku wiceprezesa zarządu do dnia 28 lutego 2017r. za wynagrodzeniem wynoszącym 35.000 zł miesięcznie. Był związany z pozwaną umową o zakazie konkurencji, na podstawie której zobowiązał się do niepodejmowania działalności konkurencyjnej w terminie 12 miesięcy od ustania stosunku pracy. W zamian za to pozwana zobowiązała się do wypłacania na jego rzecz odszkodowania w wysokości 100% stałego miesięcznego wynagrodzenia. Powód powstrzymał się od działalności konkurencyjnej po ustaniu stosunku pracy, a mimo to pozwana nie podjęła wypłaty odszkodowania określonego w umowie o zakazie konkurencji.

W odpowiedzi na pozew pozwana Grupa (...) spółka akcyjna w P. wniosła o oddalenie powództwa w całości i zasądzenie kosztów postępowania, w tym kosztów zastępstwa procesowego według końcowego zestawienia. Przyznała okoliczności okresu pracy powoda, jego stanowisko oraz zawarcia przez strony umowy o zakazie konkurencji. Wskazała jednak, iż w okresie swojego zatrudnienia powód korzystał ze służbowej karty płatniczej. W pozwanej spółce odbył się audyt wewnętrzny dotyczący prawidłowości użytkowania przez pracowników służbowych kart płatniczych. Z przeanalizowanych opisów dowodów księgowych wynikało, że nie we wszystkich przypadkach powód wskazał cel spotkania oraz kontrahenta, z którym, jako wiceprezes zarządu, odbywał spotkanie i przy okazji którego, dokonywał zakupu towarów i usług. Ostatecznie powoda obciążono obowiązkiem spłaty kwoty, co do której nie wykazał on służbowego charakteru poniesionego wydatku, wystawiając notę obciążeniową na łączną kwotę 107.288,39 zł. W związku z brakiem dobrowolnej zapłaty pozwana zaczęła sukcesywnie potrącać swoją wierzytelność z wierzytelnością powoda, którą posiadał on wobec pozwanej spółki z tytułu umowy o zakazie konkurencji, przy czym przed potrąceniem odszkodowania za dany miesiąc odprowadziła od niego zaliczkę na podatek dochodowy. Zdaniem pozwanej tak jej wierzytelność, jak i wierzytelność powoda mają charakter pieniężny, mogą być dochodzone przed sądem i są wymagalne. Wskutek potrącenia uległy umorzeniu do wartości wierzytelności niższej.

W piśmie z dnia 12 kwietnia 2018r. (k. 353-357) pozwana spółka wskazała konkretne wierzytelności, które przedstawiła powodowi do potrącenia z wierzytelnością przysługującą mu tytułem odszkodowania za obowiązywanie zakazu konkurencji za miesiąc marzec 2017r. (w sumie 23.836 zł).

Sąd ustalił następujący stan faktyczny:

W okresie od dnia 1 lipca 1998r. do dnia 28 lutego 2017r. R. K. (1) był zatrudniony w Grupie (...) spółce akcyjnej w P.. Od dnia 1 stycznia 2014r. aż do końca zatrudnienia pełnił on funkcję wiceprezesa zarządu, ostatnio za wynagrodzeniem w wysokości 35.000 zł miesięcznie.

Jako miejsce wykonywania pracy przez R. K. (1) wskazano siedzibę spółki, ale zobowiązano go do świadczenia pracy także poza siedzibą, jeśli wynikało to z charakteru podejmowanych działań.

Niesporne, a nadto d owód: świadectwo pracy – 10-11 (także w aktach osobowych powoda cz. C), umowy o pracę wraz z aneksami – k, 5-9, k. 249-254 (także w aktach osobowych powoda cz. B)

R. K. (1), jako wiceprezes zarządu, był odpowiedzialny za kontakt z załogą, ze związkami zawodowymi działającymi w spółce oraz ze społecznymi inspektorami pracy. Ponadto nadzorował laboratorium, kontrolował służby bezpieczeństwa i ochrony środowiska, uczestniczył w imieniu spółki w spotkaniach z jej kontrahentami.

Dowód: zeznania świadka K. J. – k. 347-351

W dniu 7 lipca 2015r. strony zawarły umowę o zakazie konkurencji. Na jej podstawie R. K. (1) zobowiązał się do powstrzymywania się w okresie dwunastu miesięcy po ustaniu stosunku pracy od prowadzenia działalności konkurencyjnej w stosunku do statutowej działalności prowadzonej przez spółkę. Za dochowanie zakazu konkurencji R. K. (1) miał otrzymać odszkodowanie w wysokości 100% stałego miesięcznego wynagrodzenia brutto określonego w umowie o pracę wypłacanego co miesiąc w terminach wypłaty wynagrodzenia.

Niesporne, a nadto d owód: umowa o zakazie konkurencji k. 13-14 (także w aktach osobowych powoda cz. B)

Stosunek pracy stron rozwiązał się z dniem 28 lutego 2017r. w związku z odmową przyjęcia przez R. K. (1) nowych warunków umowy o pracę zaproponowanych mu w wypowiedzeniu zmieniającym z dnia 14 listopada 2016r.

Niesporne, a nadto d owód: wypowiedzenie warunków umowy o pracę z dnia 14.11.2016r. – k. 155 akt osobowych powoda cz. B, pismo z dnia 18.01.2017r. – k. 15 (także w aktach osobowych powoda cz. B)

Jedynym aktem wewnętrznym regulującym w Grupie (...) S.A. w P. zasady użytkowania i rozliczania służbowych płatniczych było obwiązujące od dnia 10 czerwca 2013r. zarządzenie nr (...) Dyrektora Generalnego Grupy (...) S.A. w P. w sprawie zasad wydawania, użytkowania i rozliczania transakcji dokonywanych przy użyciu służbowych kart płatniczych. Przewidywało ono możliwość wydawania pracownikom spółki służbowych kart płatniczych w celu regulowania wszelkich płatności za zakupione towary i usługi oraz dokonywanie płatności podczas podróży służbowych. Uprawnionymi do otrzymania kart byli m.in. członkowie zarządu spółki. Zarządzenie wprowadzało miesięczne limity wydatków dla poszczególnych rodzajów stanowisk, które w uzasadnionych przypadkach mogły być podwyższane lub obniżane. W przypadku wiceprezesa zarządu limit wynosił 50.000 zł.

Płatności kartą mogły być dokonywane w kraju i poza jego granicami. Każda transakcja musiała być udokumentowana fakturą lub innym dowodem potwierdzającym poniesione koszty. W kwestii obiegu faktur zarządzenie odwoływało się do Instrukcji obiegu dowodów księgowych i innych dokumentów ((...)). Brak udokumentowania wydatku stwarzał po stronie użytkownika karty obowiązek jego zwrotu, co następować miało przez potrącenie z wynagrodzenia za pracę, zasiłku chorobowego oraz innych świadczeń otrzymywanych od pozwanej.

W kwestii rozliczeń transakcji obsłużonych kartą zarządzenie stanowiło, iż Biuro (...) pozwanej na koniec każdego miesiąca będzie przesyłać drogą elektroniczną do wszystkich użytkowników kart imienne wyciągi bankowe. Każdy użytkownik zobowiązany był do samodzielnego rozliczenia karty na podstawie miesięcznego wyciągu zawierającego wszelkie transakcje zrealizowane przy użyciu służbowej karty płatniczej. Rozliczenie to miało obejmować weryfikację rodzaju i kwoty transakcji oraz potwierdzenie kompletności ujęcia transakcji w wyciągu bankowym. Po stwierdzeniu poprawności ujęcia w wyciągu wszystkich operacji finansowych dokonanych kartą płatniczą wyciąg należało przekazać do Działu (...)spółki.

Dowód: zarządzenie nr (...) k. 142-144, przesłuchanie powoda R. K. (1) w charakterze strony – k. 109-113 w zw. k. 394-395, k. 547-548, zeznania świadka I. M. – k. 113-116, zeznania świadka K. J. – k. 347-351, zeznania świadka M. P. – k. 384-387, zeznania świadka J. Ż. (1) – k. 387-390, zeznania świadka W. N. – k. 390-393

Obowiązująca w spółce Instrukcja obiegu dowodów księgowych i innych dokumentów nr (...) z dnia 15 października 2008r. stanowiła, że podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane dowodami źródłowymi. Wśród nich wymieniała dowody zewnętrzne obce, zewnętrzne własne i wewnętrzne. Za dowody księgowe uznawała również dowody zastępcze – wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu źródłowego. Jednocześnie przewidywała, że w przypadku uzasadnionego braku możliwości uzyskania zewnętrznych obcych dowodów źródłowych członek zarządu/dyrektor departamentu/jednostki biznesowej/centrum, może zaakceptować udokumentowanie operacji gospodarczej za pomocą księgowych dowodów zastępczych sporządzanych przez osoby dokonujące operacji. Za równoważne z dowodami źródłowymi uznawała zapisy w księgach rachunkowych, prowadzonych przy użyciu komputera, wprowadzanych automatycznie za pośrednictwem urządzeń łączności, komputerowych nośników danych lub tworzonych według algorytmu na podstawie informacji zawartych już w księgach pod warunkiem, że podczas rejestracji tych zapisów: - uzyskają one trwale czytelną postać zgodną z treścią dowodu księgowego, - możliwe jest stwierdzenie źródła pochodzenia każdego zapisu oraz ustalenie osoby odpowiedzialnej za jego powstanie, - stosowna procedura zapewnia sprawdzenie poprawności przetworzenia odnośnych danych oraz kompletności i identyczności zapisów, - dane źródłowe w miejscu ich powstania są odpowiednio chronione, w sposób zapewniający niezmienność przez okres wymagany do przechowywania danego rodzaju dowodów księgowych.

Według instrukcji dowód księgowy powinien zawierać co najmniej: - określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego, - określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej, - opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe określoną także w jednostkach naturalnych, - datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą – również datę sporządzenia dokumentu, - podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki majątkowe, - stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca księgowania oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych wraz z podpisem odpowiedzialnej za te wskazania.

Niesporne, a nadto dowód: instrukcja nr (...) k. 297-313, k. 337-338

Instrukcja nr (...) stanowiła, że dokument zastępczy mógł być wystawiany w przypadku zakupów od podmiotów niebędących podatnikami VAT. Pomimo tego zdarzało się, że dokumenty zastępcze przez użytkowników kart służbowych w Grupie (...) S.A. były wystawiane także w przypadku utracenia faktury VAT za usługi gastronomiczne i następnie księgowane przez służby księgowe spółki z tego względu, że podatku VAT nie odlicza się od kosztów uzyskania przychodu w przypadku, gdy wydatki dotyczą usług gastronomicznych.

Dowód: instrukcja nr (...) k. 297-313, k. 337-338, zeznania świadka J. Ż. (1) – k. 387-390

W dniu 24 kwietnia 2014r. Główny Księgowy – J. Ż. (1) i Dyrektor Departamentu Finansów – M. P. wystosowali do wszystkich komórek organizacyjnych pozwanej pismo, w którym odnieśli się do kwalifikowania wydatków pod kątem podatkowym. Od dnia 1 maja 2014r. tylko wydatki za usługi gastronomiczne mające uzasadnienie biznesowe, udokumentowane we właściwy sposób, mogły być zaliczone do kosztów podatkowych spółki. Pozostałe wydatki, co do których nie było wiedzy o celu spotkania oraz danych kontrahenta, należało kwalifikować jako niestanowiące kosztów podatkowych.

Dowód: pismo z dnia 24.04.2014r., zeznania świadka J. R. k. 321-324, zeznania świadka M. P. – k. 384-387, zeznania świadka J. Ż. (1) – k. 387-390, zeznania świadka W. N. – k. 390-393

Pismo z dnia 24 kwietnia 2014r. nie stanowiło źródła obowiązku dla osób użytkujących karty służbowe do wskazania nazwy kontrahenta i celu spotkania, jeżeli według nich były to dane poufne lub objęte tajemnicą handlową. Ani Dyrektor Finansowy – M. P., ani członek zarządu odpowiedzialny za pion finansowy – W. N., ani też Główna Księgowa – J. Ż. (1) – nie informowali użytkowników kart służbowych o obowiązku wskazania nazwy kontrahenta i celu spotkania w celu prawidłowego rozliczenia wydatków z tych kart.

Dowód: przesłuchanie powoda R. K. (1) w charakterze strony – k. 109-113 w zw. k. 394-395, k. 547-548, zeznania świadka K. J. – k. 347-351, zeznania świadka M. P. – k. 384-387, zeznania świadka J. Ż. (1) – k. 387-390, zeznania świadka W. N. – k. 390-393

W trakcie swojego zatrudnienia R. K. (1) korzystał ze służbowej karty płatniczej. Posługiwał się nią przy opłacaniu usług gastronomicznych podczas spotkań z kontrahentami, członkami związków zawodowych działających w spółce, ze społecznymi inspektorami pracy, przy opłacaniu usług hotelowych, usług transportowych, parkingowych w czasie służbowych wyjazdów poza siedzibę spółki (w kraju i za granicą). Zdarzało się, że czynności służbowe, m.in. wyjazdy służbowe czy służbowe spotkania, podczas których R. K. (1) używał służbowej karty płatniczej, miały miejsce w weekendy, święta czy podczas urlopu wypoczynkowego. Spotkania służbowe odbywały się w lokalach gastronomicznych różnego typu: restauracjach, w tym restauracjach hotelowych, kawiarniach, a nawet w klubach nocnych. Spotkania takie odbywały się także niekiedy w pokojach hotelowych, do których zamawiane były posiłki, napoje, bądź korzystano w nich z minibaru.

R. K. (1) przy użyciu służbowej karty płatniczej dokonywał też zakupu sprzętu potrzebnego do pracy (np. mysz do komputera, klawiatura), a także upominków (np. alkohol, zegarki, torby, etui na karty kredytowe, telefon), których wręczanie kontrahentom było ogólnie przyjęte w spółce.

Dowód: wniosek o wydanie karty płatniczej – k. 122-125, przesłuchanie powoda R. K. (1) w charakterze strony – k. 109-113 w zw. k. 394-395, k. 547-548, zeznania świadka K. J. – k. 347-351, zeznania świadka M. P. – k. 384-387, zeznania świadka W. N. – k. 390-393

Po zmianie składu zarządu Grupy (...) S.A. w P. w kwietniu 2016r., nowy zarząd spółki zlecił D. Audytu Wewnętrznego przeprowadzenie audytu w przedmiocie analizy wydatkowania i rozliczania środków przysługujących w ramach służbowych kart płatniczych w okresie od dnia 1 kwietnia 2013r. do dnia 12 kwietnia 2016r. Celem audytu było dostarczenie zarządowi spółki zapewnienia, że bezgotówkowe regulowanie płatności za towary i usługi przez dysponentów służbowych kart płatniczych daje racjonalną pewność co do efektywnego i gospodarnego stosowania tej formy płatności.

Prace audytowe oparto na dokumentach źródłowych dostępnych w spółce, a nadto na wyjaśnieniach osób objętych audytem. Każda z osób, której wydatki były dokonywane za pośrednictwem służbowych kart płatniczych miała możliwość ustosunkowania się do każdego wydatku poczynionego w badanym zakresie. R. K. (1) udzielał wyjaśnień audytorom co do dokonywanych transakcji. Nie w każdym jednak przypadku, z uwagi na upływ czasu, był w stanie wskazać nazwę kontrahenta i cel spotkania, w związku z którym została dokonana transakcja. Nie wszystkie wyjaśnienia R. K. (1) zostały też uwzględnione przez audytorów. Ponieważ R. K. (1) wskazał, iż część spotkań służbowych miało miejsce z członkami związków zawodowych działającymi u pracodawcy bądź ze społecznymi inspektorami pracy, audytorzy zwrócili się o zapytanie do wyżej wymienionych o potwierdzenie tych okoliczności. Poszczególne związki zawodowe nie udzieliły audytorom żadnej odpowiedzi na ich zapytanie poza Związkiem Zawodowym (...) przy Grupie (...) S.A., którego przedstawiciel w piśmie z dnia 2 listopada 2016r. odmówił odpowiedzi na pytanie, wskazując, iż wielokrotnie brał udział w spotkaniach z R. K. (1) jako członkiem zarządu wybranym przez pracowników. Społeczni inspektorzy pracy zapytani przez audytorów o udział w spotkaniu z R. K. (1) w dniu 12 czerwca 2016r. podczas szkolenia w K. udzielili odpowiedzi odmownej poza jednym społecznym inspektorem pracy, który przyznał, iż brał udział w takim spotkaniu, lecz miało ono charakter nieformalny.

Dowód: przesłuchanie powoda R. K. (1) w charakterze strony – k. 109-113 w zw. k. 394-395, k. 547-548, zeznania świadka I. M. – k. 113-116, zeznania świadka J. S. k - R. k. 321-324, pisma audytorów z dnia 27.10.2016r. – k. 194-216, pismo z dnia 2.11.2016r. – k. 217, korespondencja mailowa – k. 218-221, k. 230-238, pismo z dnia 13.11.2016r. – k. 222, pisma z dnia 3.11.2016r. – k. 223-224, k. 229, pismo z dnia 8.11.2016r. – k. 225, lista obecności – k. 226-227, pismo z dnia 4.11.2016r. – k. 228, pismo z dnia 2.11.2016r. – k. 238

W raporcie z audytu wskazano, że obowiązujące wewnętrzne akty normatywne Grupy (...) S.A. w P. w sposób niewystarczający określały zasady wydawania, użytkowania i rozliczania transakcji dokonywanych przez użytkowników służbowych kart płatniczych. Zasadniczą nieprawidłowością zarządzenia nr (...) z 10 czerwca 2013r., w ocenie audytorów, był brak jednoznacznego zakazu używania kart w celach prywatnych. Nie określało ono również jakiego rodzaju dobra i usługi mogą być opłacane za pomocą kart, stąd w spółce panowała dowolność w wydatkowaniu środków w ramach służbowych kart płatniczych.

Podniesiono też, że opisy zamieszczane na dowodach księgowych, ze względu na lakoniczność, nie zawsze pozwalały na ustalenie związku danej transakcji z wykonywaniem obowiązków służbowych. Niekiedy, ze względu na przedmiot zakupu, powodowały podejrzenie o braku takiego związku. Dotyczyło to szczególnie upominków dla kontrahentów oraz spotkań z kontrahentami. Audytorzy zaznaczyli, że według nich służbowy charakter wydatku powinien wynikać z opisu dowodu księgowego odnoszącego się do konkretnego zdarzenia i jego celu.

Ponadto stwierdzono, że kontroli merytorycznej dowodów księgowych dokonywały z reguły osoby będące podwładnymi dysponentów kart, tj. dyrektorów, kierowników biur lub działów. Przez to kontrola ta była pozorna. Z kolei osoby wykonujące kontrolę merytoryczną wskazywały, że nie czuły się władne do kwestionowania wydatków kierownictwa i nie dysponowały skutecznymi narzędziami mogącymi zapobiec sfinansowaniu nieuzasadnionych wydatków.

W przypadkach braku dokumentu księgowego potwierdzającego wydatek z karty płatniczej dysponenci składali pozwanej dokumenty zastępcze – oświadczenia o zakupie bez uzyskania rachunku. Oświadczenia takie były akceptowane przez służby księgowe i uznawano je za księgowy dokument zastępczy.

Zespół audytowy stwierdził też, że tryb zatwierdzania dowodów księgowych w oparciu o zasady określone w instrukcji obiegu dokumentów księgowych ((...)) był odpowiedni dla tych dowodów księgowych, których podstawą wystawienia była uprzednio zawarta umowa, zamówienie, protokół odbioru lub inny dokument o charakterze zobowiązaniowym. Wówczas umowa była podstawą i jednocześnie narzędziem do dokonania kontroli merytorycznej danego dokumentu księgowego pod kątem kryteriów rzetelności, gospodarności i celowości. W przypadku dowodów księgowych za transakcje dokonane służbowymi kartami płatniczymi sytuacja była odmienna, gdyż dopiero po fakcie w systemie SAP tworzone było zamówienie oraz protokół odbioru. Osoba dokonująca kontroli merytorycznej dowodu księgowego mogła bazować jedynie na informacji przekazanej przez użytkownika karty, a okoliczność bezpośredniej podległości organizacyjnej utrudniał wyegzekwowanie informacji takich, jak np. komu został zakupiony i przekazany upominek, czy też z jakim kontrahentem, i w jakim celu odbyło się spotkanie biznesowe.

W odniesieniu do R. K. (1) stwierdzono, że między dniem 1 kwietnia 2013r. i 12 kwietnia 2016r. R. K. (1) wydatkował przy pomocy służbowej karty płatniczej w sumie kwotę 395.210 zł. Największy udział w wydatkach stanowił zakup usług gastronomicznych na łączną kwotę 190.323 zł. Kwotę 80.614 zł przeznaczył on w sumie na eksploatację samochodu służbowego, kwotę 71.568 zł na usługi hotelowe. R. K. (1) 28 razy dokonał wypłaty gotówki z bankomatu w sumie na kwotę 26.802 zł. W ramach wypłaconej gotówki najwięcej wydatkowano na zakup usług gastronomicznych (na łączną kwotę 11.941 zł), z czego na kwotę 8.525 zł brak było dowodów księgowych, potwierdzających zrealizowane transakcje, a R. K. (1) sporządził dokumenty zastępcze jako potwierdzenie transakcji. W ramach transakcji na usługi gastronomiczne, które zostały opłacone gotówką wybrana z służbowej karty płatniczej dokonał on płatności w dniu 14 maja 2013r. w klubie nocnym (...)w K. na łączną kwotę 3.100 zł. Na zakup upominków R. K. (1) wydał w sumie 18.503 zł (kurtki, paski męskie, etui na karty, telefony, okulary, zegarki, alkohol, dyski twarde, IPad, klawiatura, mysz, telefon bezprzewodowy). Wydatki z karty zdarzały się podczas urlopu wypoczynkowego i w dni świąteczne.

W odniesieniu do powoda w wynikach audytu wskazano, że w badanym okresie służbową kartą sfinansował transakcje o łącznej wartości 1.110.524 zł. Wszystkie transakcje były potwierdzone dokumentami księgowymi, przy czym dokumenty zastępcze – oświadczenia pracownika o zakupie bez uzyskania rachunku wystawione przez niego co do transakcji opiewających na łączną kwotę 77.961 zł. Zakwestionowano wydatki na:

- pokrycie kosztów usług gastronomicznych w wysokości 89.529.90 zł, gdyż nie wskazano przy tych transakcjach danych kontrahentów, z którymi powód odbywał spotkania, podczas którego te wydatki pokrył,

- zakup upominków na kwotę 5.582,94 zł wobec braku wskazania komu zostały wręczone,

- wypłata gotówki na łączną kwotę 12.175,55 zł, w przypadku której nie wskazano celu oraz kontrahenta, z którym odbyto spotkanie.

Dowód: raport – k. 62-64, k. 274-296, zestawienie transakcji – k. 46-53, k. 55 (także k. 181-190, k. 193), faktury – koperty k. 339-342, zeznania świadka I. M. – k. 113-116, zeznania świadka J. R. k. 321-324

Rozliczanie służbowych kart wyglądało tak, że przychodziły miesięczne wyciągi z tych kart i księgowała rozsyłała je do asystentek członków zarządu. One opisywały te wydatki i czasami wskazywały, że któryś z wydatków jest prywatny z prośbą o jego potrącenie z wynagrodzenia. Następnie oczekiwano na wpływ dokumentów źródłowych dotyczących tych wydatków (faktur). Faktury były skanowane do systemu SAP i opisywane przez asystentki na podstawie informacji przekazywanych im przecz członków zarządu. Następnie zatwierdzali to członkowie zarządu. Następnie takie dokumenty szły do księgowości, gdzie były zatwierdzane do księgowania, także jeżeli nie był wskazany cel spotkania i nazwa kontrahenta bądź był przedłożono dokument zastępczy.

Również R. K. (1) nie opisywał osobiście wydatków. W jego imieniu robiła to jego asystentka na podstawie uzyskanych od niego informacji. Zdarzało się, że w dokumentach księgowych odnoszących się do poszczególnych transakcji nie zamieszczała ona informacji o celu usługi i kontrahencie, którego ona dotyczyła. Przy braku źródłowych dokumentów księgowych R. K. (1) sporządzał dokument zastępczy - oświadczenie o zagubieniu rachunku.

Dowód: przesłuchanie powoda R. K. (1) w charakterze strony – k. 109-113 w zw. k. 394-395, k. 547-548, zeznania świadka J. R. k. 321-324, zeznania świadka M. P. – k. 384-387, zeznania świadka J. Ż. (1) – k. 387-390, zeznania świadka W. N. – k. 390-393

W zarządzeniu nr (...) dotyczącym użytkowania kart płatniczych nie było doprecyzowane, jakiego rodzaju usługi mogą być kupowane za pomocą służbowych kart płatniczych. Z aktów wewnętrznych spółki nie wynikało, że powinien być wskazany cel poniesienia wydatku i dane kontrahenta, żeby można było go rozliczyć. Dopuszczalne było również niewskazanie celu spotkania i nazwy kontrahenta. Zależało to od oceny osoby użytkującej kartę. Jeżeli, zgodnie w treścią pisma z dnia 24 kwietnia 2014r. Głównej Księgowej - J. Ż. (1) i Dyrektora Departamentu Finansów – M. P., wydatki były opisane poprzez wskazanie celu spotkania i nazwy kontrahenta, to mogły być one zaliczone do kosztów podatkowych spółki. Pozostałe zaś wydatki, co do których nie było wiedzy o celu spotkania oraz danych kontrahenta, należało kwalifikować jako niestanowiące kosztów podatkowych. Zazwyczaj niewskazanie kontrahenta miało charakter strategiczny – w sytuacji, gdy ujawnienie tych danych zagrażało interesom spółki i w celu zachowania tajemnicy handlowej.

Przez cały okres zatrudnienia R. K. (1) pracodawca nie podnosił wobec niego zarzutów co do nieprawidłowości w użytkowaniu służbowej karty płatniczej. Służby księgowe nie wskazywały też na nieprawidłowość wpływających dowodów księgowych i innych dokumentów potwierdzających poniesione wydatki służbowe.

Dowód: przesłuchanie powoda R. K. (1) w charakterze strony – k. 109-113 w zw. k. 394-395, k. 547-548, zeznania świadka K. J. – k. 347-351, zeznania świadka M. P. – k. 384-387, zeznania świadka J. Ż. (1) – k. 387-390, zeznania świadka W. N. – k. 390-393

R. K. (2) użytkował służbową kartę płatniczą tylko w celach służbowych. Dysponując służbową kartą płatniczą od 2012r., początkowo zdarzało mu się dokonywać płatności tą kartą za własny posiłek spożywany podczas wyjazdu służbowego, bądź płatności za minibar w pokoju hotelowym w sytuacjach, w których nie towarzyszył mu kontrahent spółki. Następnie jednak wyeliminował te praktyki po tym kiedy został poinformowany, że nie powinien w tym celu używać karty, jeżeli posiłek spożywany jest podczas wyjazdu na terenie kraju. Poza granicami kraju mógł on natomiast regulować płatności za własne posiłki. Wówczas na zestawieniu transakcji dokonywanych służbową kartą płatniczą wskazywał on, że wydatek na minibar jest prywatny z prośbą o potrącenie danej kwoty z wynagrodzenia, a wówczas na bieżąco dokonywano takiego potrącenia. Tak było m.in. w przypadku transakcji dokonanych w dniach 27 marca 2015r. i 15 listopada 2015r. Zdarzyło się, że podczas spotkania R. K. (1) z kontrahentem spółki w restauracji dokonywano zakupu przy pomocy służbowej karty płatniczej papierosów, jeżeli życzył sobie tego kontrahent. Podczas spotkań służbowych z kontrahentami często spożywano także alkohol. Tak zdarzyło się tak m.in. w dniu 11 lutego 2015r.

Dowód: przesłuchanie powoda R. K. (1) w charakterze strony – k. 109-113 w zw. k. 394-395, k. 547-548, częściowo zeznania świadka W. N. – k. 390-393, częściowo zeznania świadka K. J. – k. 347-351, zestawienie transakcji – k. 46-53 (także k. 181-190), faktury – koperta k. 339

Na podstawie wyników audytu Grupa (...) S.A. w P. w dniu 8 sierpnia 2016r. wystawiła notę obciążeniową, w której zażądała od R. K. (1) zwrotu kwoty 88.221,79 zł, a w dniu 4 stycznia 2017r. notę obciążeniową, w której zażądała od niego zwrotu kwoty 19.066,60 zł.

Niesporne, a nadto dowód: nota obciążeniowa z dnia 8.08.2016r. – k. 45, nota obciążeniowa z dnia 4.01.2017r. – k. 54

R. K. (2) nie uregulował powyższej kwoty, stąd pismem z dnia 11 kwietnia 2017r. doręczonym powodowi 13 kwietnia 2017r., spółka oświadczyła, że dokonuje potrącenia wierzytelności z tytułu wydatków sfinansowanych kartą służbową o nr (...), w kwocie 23.836 zł wynikającej z ogólnego zadłużenia R. K. (1) z tego tytułu na sumę ujętą w notach obciążeniowych z dnia 8 sierpnia 2016r. i z dnia 4 stycznia 2017r. Jako wierzytelność postawioną do potrącenia wskazała należność powoda z tytułu odszkodowania przewidzianego w umowie o zakazie konkurencji z dnia 7 lipca 2015r. – za miesiąc marzec 2017r. Pozostałą część należnego R. K. (2) odszkodowania (11.164 zł) spółka odprowadziła na poczet podatku dochodowego powoda.

Tożsame oświadczenia składane były powodowi przez spółkę w kolejnych miesiącach i obejmowały odszkodowania za dalsze miesiące obowiązywania umowy o zakazie konkurencji. Również i w tych przypadkach od odszkodowań odprowadzano zaliczki na podatek dochodowy.

Dowód: oświadczenia o potrąceniu – k. 56-60, dokumentacja płacowa – k. 333-336

Z wierzytelnością R. K. (1) z tytułu odszkodowania za powstrzymywanie się od zakazu konkurencji w miesiącu marcu 2017r. w kwocie 23.836 zł (po odliczeniu podatku dochodowego) Grupa (...) S.A. w P. przedstawiła do potrącenia transakcje za okres od dnia 10 lutego 2015r. do dnia 6 kwietnia 2016r., dotyczące zapłaty służbową kartą za usługi gastronomiczne (w restauracjach i hotelach), w związku z którymi to transakcjami R. K. (1) przedstawił do rozliczenia faktury VAT, nie wskazując nazwy kontrahenta oraz celu spotkania. Wśród tych transakcji nie było takich, na dowód których R. K. (1) przedstawił dowody zastępcze oraz dotyczących zakupu upominków, czy wypłaty gotówki z bankomatu.

Dowód: zestawienie dotyczące potrącenia odszkodowania za miesiąc marzec 2017r. – k. 354-357, faktury – koperta k. 339

Po ustaniu zatrudnienia w Grupie Azoty zakładach (...) S.A. w P. R. K. (1) powstrzymywał się od działalności konkurencyjnej zgodnie z postanowieniami umowy z dnia 7 lipca 2015r.

Pismem z dnia 19 kwietnia 2017r. R. K. (1) wezwał spółkę do zapłaty odszkodowania w wysokości 35.000 zł.

Niesporne, a nadto dowód: wezwanie k. 16, potwierdzenie nadania k. 17, przesłuchanie powoda R. K. (1) w charakterze strony – k. 109-113 w zw. k. 394-395, k. 547-548

Przeciwko R. K. (1) nie toczy się postępowanie karne dotyczące użytkowania służbowej karty płatniczej podczas zatrudnienia w Grupie (...) S.A. w P..

Niesporne

Sąd zważył, co następuje:

Powództwo podlegało uwzględnieniu co do zasady, nie w pełnej natomiast wysokości.

Ustalenia faktyczne w sprawie poczynione zostały w oparciu o dowody z dokumentów, licznie zgromadzonych w aktach sprawy, a także o dowody z zeznań świadków I. M., J. R., K. J., M. P., W. N., J. Ż. (1) oraz z przesłuchania powoda R. K. (1) w charakterze strony. Należy zaznaczyć, że świadkowie I. M. i J. R. były osobami, które, jako audytorzy wewnętrzni, dokonały oceny obowiązującego systemu użytkowania służbowych kart płatniczych ex post na zlecenie zarządu pozwanej spółki w nowym składzie, wyłonionym w kwietniu 2016r. Samodzielnie nie korzystały z służbowych kart płatniczych i oceniały jedynie znajdujące się w pozwanej spółce dokumenty, nie mając bezpośredniej wiedzy o mechanizmach dotyczących użytkowania i rozliczania tych kart. Wiedzę taką posiadali zaś świadkowie zarządzający pozwaną spółką i korzystający z kart służbowych - K. J. (prezes pozwanej od 1.02.2011r. do 7.04.2016r.), M. P. (dyrektor finansowy pozwanej od marca 2007r. do września 2015r.), W. N. (wiceprezes zarządu pozwanej od 2011r. do 7.04.2016r.), a także główna księgowa pozwanej – J. Ż. (2) (od 2009r. do dnia dzisiejszego).

Zgodnie z treścią art. 101 ¹ § 1 k.p., w zakresie określonym w odrębnej umowie, pracownik nie może prowadzić działalności konkurencyjnej wobec pracodawcy, ani też świadczyć pracy w ramach stosunku pracy na rzecz podmiotu prowadzącego taką działalność (zakaz konkurencji). W myśl natomiast art. 101 ² §1 k.p. przepis art. 101 ¹ §1 k.p. stosuje się odpowiednio, gdy pracodawca i pracownik mający dostęp do szczególnie ważnych informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę, zawierają umowę o zakazie konkurencji. W umowie (która wymaga pod rygorem nieważności formy pisemnej - art. 101 ³ k.p.) określa się także okres obowiązywania zakazu konkurencji oraz wysokość odszkodowania należnego pracownikowi od pracodawcy, przy czym odszkodowanie to – zgodnie z treścią § 3 w/w przepisu – nie może być niższe od 25% wynagrodzenia otrzymanego przez pracownika przed ustaniem stosunku pracy przez okres odpowiadający okresowi obowiązywania zakazu konkurencji. Odszkodowanie może być wypłacane w miesięcznych ratach. W razie sporu o odszkodowaniu orzeka sąd pracy. W treści § 2 art. 101 ² k.p. wskazano, że zakaz konkurencji, o którym mowa w § 1 przestaje obowiązywać przed upływem terminu, na jaki została zawarta umowa przewidziana w tym przepisie, w razie ustania przyczyn uzasadniających taki zakaz lub niewywiązywania się pracodawcy z obowiązku wypłaty odszkodowania.

Poza sporem w niniejszej sprawie pozostawała kwestia związania stron umową o zakazie konkurencji i treści tejże umowy oraz tego, że powód powstrzymywał się w miesiącu marcu 2017r. od działalności konkurencyjnej wobec statutowej działalności pozwanej spółki.

Strona pozwana nie zakwestionowała też wysokości należnego powodowi odszkodowania za dochowanie zakazu konkurencji. Bezzasadności roszczenia powoda upatrywała w tym, iż wierzytelność zgłoszona w pozwie została umorzona na skutek jej potrącenia z wzajemną wierzytelnością przysługującą pozwanej względem powoda z tytułu nieuzasadnionego posługiwania się przez niego służbową kartą płatniczą przy opłacaniu wydatków niezwiązanych z celami służbowymi.

Strona powodowa nie przeczyła dopuszczalności potrącenia. W tej kwestii wypowiedział się też Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 29 czerwca 2005r. w sprawie o sygn. II PK 345/04 ( OSNP 2006/9-10/153), w której wskazał, iż klauzula konkurencyjna (art. 101 ² k.p.) nie stanowi części umowy o pracę, zaś odszkodowanie wynikające z umowy o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy nie jest wynagrodzeniem za pracę (art. 78 k.p.) i nie podlega ochronie przewidzianej dla tego wynagrodzenia.

Powód kwestionował natomiast istnienie wierzytelności zgłoszonej do potrącenia. W tej sytuacji rozstrzygnięcie sporu sprowadzało się do ustalenia, czy w okolicznościach sprawy doszło do skutecznego dokonania potrącenia wierzytelności.

W myśl art. 498 § 1 k.c. dopuszczalność potrącenia uwarunkowana jest spełnieniem łącznie następujących przesłanek: - wzajemności wierzytelności, która zachodzi wówczas, gdy potrącający jest równocześnie dłużnikiem i wierzycielem drugiej strony, - jednorodzajowości świadczeń stanowiących przedmiot obu wierzytelności, - wymagalności wierzytelności postawionych do potrącenia, - zaskarżalności tych wierzytelności.

Według art. 499 k.c. potrącenia dokonuje się przez oświadczenie złożone drugiej stronie. Oświadczenie ma moc wsteczną od chwili, kiedy potrącenie stało się możliwe.

Wierzytelność pozwanej, zgodnie z jej oceną, przysługuje pozwanej względem powoda z tytułu nieuzasadnionego posługiwania się przez niego służbową kartą płatniczą przy opłacaniu wydatków niezwiązanych z celami służbowymi. Choć pozwana spółka nie sprecyzowała z jakiego przepisu wynika jej wierzytelność, to należałoby przyjąć, iż taka wierzytelność wynikałaby z przepisu art. 124 § 1 k.p., zgodnie z którym pracownik, któremu powierzono z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się: 1) pieniądze, papiery wartościowe lub kosztowności, 2) narzędzia i instrumenty lub podobne przedmioty, a także środki ochrony indywidualnej oraz odzież i obuwie robocze, odpowiada w pełnej wysokości za szkodę powstałą w tym mieniu.

Przesłanką odpowiedzialności pracownika za szkodę w mieniu powierzonym jest wina. Z normy przytoczonego przepisu wynika domniemanie prawne, że szkoda powstała właśnie z winy pracownika.

W myśl art. 124 § 2 k.p. od odpowiedzialności określonej w § 1 i 2 pracownik może się uwolnić, jeżeli wykaże, że szkoda powstała z przyczyn od niego niezależnych, a w szczególności wskutek niezapewnienia przez pracodawcę warunków umożliwiających zabezpieczenie powierzonego mienia. Natomiast pracodawca winien wykazać fakt prawidłowego powierzenia mienia oraz zaistnienia szkody i jej wysokości. Obowiązujące domniemanie, iż szkoda powstała z winy pracownika, prowadzi zaś do wniosku, iż ciężar obalenia tego domniemania ustawodawca przerzucił na pracownika.

Należy sprecyzować, że podstawą odpowiedzialności materialnej za mienie powierzone z obowiązkiem rozliczenia się może być umowa o odpowiedzialności materialnej, jak i faktyczne powierzenie mienia (por. wyrok Sądu Najwyższego z dnia 18 grudnia 2001r., I PKN 757/00, Pr. Pracy 2002/11/32 oraz wyrok Sądu Najwyższego z dnia 14 maja 1998r., I PKN 129/98, OSNP 1999/11/358). W niniejszym przypadku strony nie zawarły umowy o odpowiedzialności materialnej, lecz doszło do faktycznego powierzenia konkretnego mienia, z obowiązkiem jego zwrotu. Wynika to z potwierdzenia odbioru karty płatniczej oraz potwierdzenia jej zwrotu przez powoda.

Przy mieniu powierzonym zakład pracy nie ma obowiązku udowodnienia winy pracownika i wystarczy wykazanie szkody. Wynika to z treści art. 124 § 3 k.p, a także z art. 127 k.p., według którego przepis art.116 k.p., nakładający na zakład pracy obowiązek wykazania okoliczności uzasadniających odpowiedzialność pracownika, nie ma zastosowania do odpowiedzialności za powierzone mu mienie (rozdział II działu V) (tak Sąd Najwyższy w uchwale z dnia 29 grudnia 1975 r. V PZP 13/75 OSNC 1976/2/19).

W niniejszej sprawie natomiast pozwana spółka nie wykazała, aby poniosła szkodę w związku z korzystaniem przez powoda R. K. (1) z służbowej karty płatniczej. Pozwana powinna była udowodnić, że powód wydatkował część środków pieniężnych znajdujących się na rachunku bankowym pozwanej (użytkując służbową kartę płatniczą) na potrzeby prywatne i w ten sposób doprowadził do powstania szkody w jej mieniu. Pozwana spółka w żaden sposób tej okoliczności nie wykazała. Żaden dowód przeprowadzony w sprawie nie wskazywał, aby powód korzystał z służbowej karty płatniczej w celach prywatnych, pomijając incydentalne przypadki, kiedy powód pokrył kartą koszty na minibar w pokoju hotelowym podczas wyjazdu służbowego w dniach 27.03.2015r. i 15.11.2015r. Rozliczając wydatki z karty, zaznaczył jednak ten fakt i wniósł o potrącenie tych kwot ze swojego wynagrodzenia za pracę. Na skutek takiego działania szkoda w mieniu pozwanej spółki zatem nie powstała.

Wśród transakcji dokonanych kartą przedstawionych do potrącenia przez pozwaną z przysługującym powodowi odszkodowaniem za miesiąc marzec 2017r. za obowiązywanie zakazu konkurencji po ustaniu stosunku pracy były transakcje przedstawione przez pozwaną w zestawieniu na kartach 354-357. Były to transakcje za okres od dnia 10 lutego 2015r. do dnia 6 kwietnia 2016r., dotyczące zapłaty za usługi gastronomiczne (w restauracjach i hotelach), w związku z którymi to transakcjami R. K. (1) przedstawił do rozliczenia faktury VAT, nie wskazując jednak nazwy kontrahenta oraz celu spotkania. Wśród transakcji przedstawionych do potrącenia z odszkodowaniem za marzec 2017r. nie było takich, na dowód których R. K. (1) przedstawiłby dowody zastępcze oraz dotyczących zakupu upominków, czy wypłaty gotówki z bankomatu. Wśród transakcji tych były takie dotyczące zapłaty za minibar w pokoju hotelowym podczas wyjazdu służbowego, za restaurację hotelową, usługę roomservice, czy zakup papierosów w restauracji hotelowej. B. też transakcje, dokonane w sobotę, niedzielę czy święto. Transakcje takie co do zasady mogłyby wskazywać na istnienie domniemania faktycznego potwierdzającego prywatny ich charakter. Tymczasem jednak zeznania powoda R. K. (1) oraz zeznania świadków K. J., W. N., M. P. to domniemanie obalają. Wynika z nich, że członkowie zarządu posługiwali się służbową kartą płatniczą przy opłacaniu usług gastronomicznych podczas spotkań służbowych z kontrahentami, członkami związków zawodowych działających w spółce, ze społecznymi inspektorami pracy, przy czym spotkania te odbywały się w lokalach gastronomicznych różnego typu: restauracjach, w tym restauracjach hotelowych, kawiarniach, a nawet w klubach nocnych. Spotkania takie odbywały się także niekiedy w pokojach hotelowych, do których zamawiane były posiłki, napoje, bądź korzystano w nich z minibaru. Jak zeznał powód, użytkując służbową kartą płatniczą od 2012r., początkowo zdarzało mu się dokonywać płatności tą kartą za własny posiłek spożywany podczas wyjazdu służbowego, bądź płatności za minibar w pokoju hotelowym w sytuacjach, w których nie towarzyszył mu kontrahent spółki. Następnie jednak wyeliminował te praktyki po tym kiedy został poinformowany, że nie powinien w tym celu używać karty, jeżeli posiłek spożywany jest podczas wyjazdu na terenie kraju. Po tej informacji, powód na zestawieniu transakcji dokonywanych służbową kartą płatniczą za dany miesiąc wskazywał, że wydatek na minibar jest prywatny z prośbą o potrącenie danej kwoty z wynagrodzenia i wówczas na bieżąco dokonywano takiego potrącenia. Tak było, jak wynika z wydruku transakcji sporządzonych podczas audytu wewnętrznego (vide k. 181v i k. 182v), m.in. w przypadku transakcji dokonanych w dniach 27 marca 2015r. i 15 listopada 2015r. Fakt ten potwierdza, iż w okresie, z którego pochodzą transakcje przedstawione do potrącenia przez pozwaną spółkę (10.02.2015r. – 6.04.2016r.) powód stosował już tę zasadę, a także czyni zeznania powoda wiarygodnymi. Jak zeznał powód, zdarzyło się także, że podczas spotkania R. K. (1) z kontrahentem spółki w restauracji dokonywano zakupu przy pomocy służbowej karty płatniczej papierosów, jeżeli życzył sobie tego kontrahent (zdarzyło się tak w dniu 11 lutego 2015r.). Jak wynika z zeznań powoda i ww. świadków, podczas spotkań służbowych z kontrahentami często spożywano także alkohol. Zdarzało się też, że czynności służbowe, m.in. wyjazdy służbowe czy służbowe spotkania, podczas których R. K. (1) czy inni członkowie zarządu używali służbowej karty płatniczej, miały miejsce w weekendy, święta czy podczas urlopu wypoczynkowego. Stosowano bowiem zasadę, że członek zarządu pełni swoją funkcję 24 godziny na dobę.

Podnoszony przez pozwaną przypadek wydatkowania przez powoda kwot służbową kartą w dniu 12 czerwca 2016r. w toku szkolenia w K. (według wyjaśnień powoda ze społecznymi inspektorami pracy), nie był rozpatrywany przez Sąd jako, że transakcja ta nie była wskazana przez pozwaną jako przedstawiona do potrącenia z odszkodowaniem należnym powodowi za zakaz konkurencji za miesiąc marzec 2017r. (k. 354-357).

Pozwana podniosła zarzut odnośnie nieprawidłowości w zakresie dokumentowania służbowego charakteru ponoszonych kosztów, w szczególności poprzez brak wskazywania celu spotkania i nazwy kontrahenta.

Pozwana spółka nie wykazała, iż w świetle wewnętrznych regulacji prawnych istniały podstawy do obciążenia powoda w takiej sytuacji obowiązkiem zwrotu wydatków poczynionych przy użyciu służbowej karty płatniczej.

Jednocześnie w niniejszym postępowaniu bezspornym było, że powód udokumentował wszystkie wydatki poczynione przy użyciu służbowej karty płatniczej, o czym świadczy złożona przez pozwaną dokumentacja zawierająca zestawienia transakcji, rachunki i oświadczenia pozwanego odnośnie poniesionych wydatków w przypadku utracenia dowodu księgowego.

Według treści § 7 pkt 3 zarządzenia nr 10/2013 r. z dnia 10 czerwca 2013 r. każda transakcja opłacana przy użyciu służbowej karty płatniczej musiała być udokumentowana fakturą lub innym dowodem potwierdzającym poniesione koszty.

Zarządzenie nie precyzowało, co należy rozumieć pod pojęciem „inny dokument”. Nie odsyłało też w tym zakresie do innych regulacji wewnętrznych pozwanej. W szczególności nie odsyłało do Instrukcji obiegu dowodów księgowych i innych dokumentów nr (...). Treść § 7 pkt 3 zd. drugie zarządzenia nawiązuje wprawdzie do instrukcji, ale wyłącznie w kwestii obiegu faktur za transakcję sfinansowane za pomocą środków z karty służbowej.

Zatem zarządzenie to nie tylko nie odwoływało się do definicji dowodów księgowych zawartej w pkt 5.3.1 instrukcji nr (...), to jeszcze nie przewidywało dla „innych dowodów potwierdzających poniesione koszty” obiegu właściwego dla faktur.

Zdaniem Sądu takie ujęcie sposobu dokumentowania transakcji płatniczych przy użyciu służbowej karty płatniczej nie obligowało użytkowników kart do wykazywania transakcji wyłącznie przy pomocy dokumentów księgowych. Dowód transakcji mogło stanowić zwykłe oświadczenie ustne lub pisemne użytkownika.

W zarządzeniu nr (...) pominięto również kwestię treści „innego dowodu potwierdzającego poniesione koszty”. Wydaje się, że powinna ona zawierać elementy pozwalające na identyfikację transakcji. Elementy te to data transakcji, jej przedmiot i wartość. Istotnym jest, iż w omawianym zarządzeniu jest mowa o dokumentowaniu wydatków, a nie ich uzasadnianiu, wyjaśnianiu celowości. Nie było tu zatem wymagane podawanie okoliczności skorzystania z usługi, czy nabycia rzeczy, w tym celu i danych kontrahenta. Przewidziany w zarządzeniu tryb weryfikacji transakcji obejmował wyłącznie rodzaj transakcji i jej kwotę (§ 7 pkt 5 zarządzenia). Jest to dodatkowym argumentem potwierdzającym brak obowiązku po stronie użytkownika karty, by uzasadniać cel wydatku przy jego rozliczaniu.

W świetle powyższego należało przyjąć, że dopiero gdy użytkownik karty zaniechał jakiegokolwiek udokumentowania transakcji, był zobligowany do zwrócenia pozwanej wydanych środków pieniężnych.

Należy zauważyć, że instrukcja nr (...) w pkt 5.3.1.10 stanowi, iż w przypadku uzasadnionego braku możliwości uzyskania zewnętrznych obcych dowodów źródłowych (faktur, rachunków, not, umów, decyzji i nakazów płatniczych oraz innych dowodów pochodzących od kontrahentów, urzędów, instytucji) – członek zarządu, dyrektor departamentu lub jednostki biznesowej, albo centrum może zaakceptować udokumentowanie operacji gospodarczej za pomocą księgowych dowodów zastępczych sporządzonych przez osoby dokonujące tych operacji.

Według regulacji zawartej w art. 20 ust. 3 pkt 3 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (wersja obowiązująca w spornym okresie Dz.U. z 2013 r., poz. 330) dowód zastępczy to dowód księgowy wystawiony do czasu otrzymania zewnętrznego dowodu źródłowego, który obok dokumentów źródłowych może stanowić podstawę wpisu w księgach rachunkowych. W ust. 4. ustawa stanowi, że w przypadku uzasadnionego braku możliwości uzyskania zewnętrznych obcych dowodów źródłowych, kierownik jednostki może zezwolić na udokumentowanie operacji gospodarczej za pomocą księgowych dowodów zastępczych, sporządzonych przez osoby dokonujące tych operacji. Nie może to jednak dotyczyć operacji gospodarczych, których przedmiotem są zakupy opodatkowane podatkiem od towarów i usług oraz skup metali nieżelaznych od ludności.

Zasadniczo więc przedstawiona regulacja wewnętrzna pozwanej jest zbieżna z ustawową, włącznie z zakazem dokumentowania transakcji opodatkowanych podatkiem od towarów i usług za pomocą dokumentów zastępczych. Jednakże zakaz ów ma znaczenie wyłącznie w sferze podatkowej podmiotu wykorzystującego dowód zastępczy. Zatem zastosowanie takiego dokumentu niezgodnie z ustawą skutkuje wyłącznie tym, iż wydatek nie może zostać zaliczony na poczet kosztów uzyskania przychodu. Natomiast żadne normy nie wiążą z tym dalej idących konsekwencji, w tym nieważności samej transakcji, czy uznania jej za nieuzasadnioną. Jak też zeznała świadek J. Ż. (1) (główna księgowa) zdarzało się, że dokumenty zastępcze przez użytkowników kart służbowych w pozwanej spółce były wystawiane także w przypadku utracenia faktury VAT za usługi gastronomiczne i następnie księgowane przez służby księgowe spółki z tego względu, że podatku VAT w ogóle nie odlicza się od kosztów uzyskania przychodu w przypadku, gdy wydatki dotyczą usług gastronomicznych.

Dlatego jeśli pracownik dokumentuje pracodawcy transakcję opłaconą ze środków służbowych, a przy tym przedłoży dokument księgowy w niewłaściwej formie, to nie czyni to transakcji bezzasadną, czy oderwaną od celu służbowego. Ewentualne konsekwencje tego dotyczą wyłącznie sfery rachunkowości pracodawcy.

Zgodnie z art. 20 ustawy o rachunkowości dowód księgowy powinien zawierać co najmniej: - określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego, - określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej, - opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe określoną także w jednostkach naturalnych, - datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą – również datę sporządzenia dokumentu, - podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki majątkowe, - stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca księgowania oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych wraz z podpisem odpowiedzialnej za te wskazania.

Tożsamy zapis zawarty jest w pkt 5.3.2.1 instrukcji nr (...), a przytoczone wymagania odnoszą się również do dowodów zastępczych. Co istotne, nie ma wśród nich wymogu opisania celu transakcji i innych okoliczności, w tym danych kontrahenta.

Sąd miał na względzie to, iż w dniu 24 kwietnia 2014r. główna księgowa pozwanej (J. Ż. (1)) wraz z dyrektorem Departamentu Finansów (M. P.) wystosowali do wszystkich komórek organizacyjnych pozwanej pismo, w którym odnieśli się do kwalifikowania wydatków na zakup usług gastronomicznych pod kątem podatkowym. To jedyny dokument, w którym mowa o opisywaniu celu spotkania z kontrahentem oraz jego danych. Jednak, jak wynika z zeznań świadków J. Ż. (1), M. P. i W. N., jest to zwykłe pismo o charakterze informacyjnym adresowane do wszystkich jednostek organizacyjnych pozwanej. Nie ma on charakteru normatywnego, a bynajmniej charakter taki nie został przez pozwaną wykazany. G. księgowa J. Ż. (1) wprost zeznała, iż pismo z dnia 24 kwietnia 2014r. nie stanowiło źródła obowiązku dla osób użytkujących karty służbowe do wskazania nazwy kontrahenta i celu spotkania, jeżeli według nich były to dane poufne lub objęte tajemnicą handlową. Jeżeli wydatki były opisane poprzez wskazanie celu spotkania i nazwy kontrahenta, to mogły być one zaliczone do kosztów podatkowych spółki. Pozostałe zaś wydatki, co do których nie było wiedzy o celu spotkania oraz danych kontrahenta, należało kwalifikować jako niestanowiące kosztów podatkowych. Zazwyczaj niewskazanie kontrahenta miało charakter strategiczny – w sytuacji, gdy ujawnienie tych danych zagrażało interesom spółki i w celu zachowania tajemnicy handlowej. Jak wynika z materiału dowodowego zebranego w sprawie, ani dyrektor finansowy – M. P., ani członek zarządu odpowiedzialny za pion finansowy – W. N., ani główna księgowa – J. Ż. (1) – nie informowali użytkowników kart służbowych o obowiązku wskazania nazwy kontrahenta i celu spotkania w celu prawidłowego rozliczenia wydatków z tych kart. Ciężko zatem uznać, że taki obowiązek istniał po stronie powoda i nakazywać mu po upływie znacznej ilości czasu w toku postepowania audytowego odtwarzanie poszczególnych zdarzeń.

Ostatecznie zatem Sąd ustalił, że w okresie objętym audytem (1.04.2013r. – 1.04.2016r.), w tym w okresie, którego dotyczy zarzut potrącenia (10.02.2015r. – 6.04.2016r.) użytkownicy służbowych kart płatniczych pozwanej nie byli zobowiązani do dokumentowania operacji wykonanych z wykorzystaniem kart poprzez podanie celu spotkania, podczas którego doszło do zamówienia usług lub nabycia określonych dóbr oraz podanie danych kontrahenta uczestniczącego w takim spotkaniu.

Jak wykazało postępowanie dowodowe, powód dokumentował wydatki z posiadanej służbowej karty płatniczej tak dokumentami źródłowymi, jak i dokumentami zastępczymi, czyli zgodnie z obowiązującymi u pozwanej procedurami. Nie można było zatem sformułować wobec niego zarzutu niewykazania celowości wydatków, gdyż zaniechał ich merytorycznego uzasadnienia. Nie istniały też jakiekolwiek okoliczności pozwalające pozwanej na przyjęcie, iż brak uzasadnienia aktualizuje po stronie powoda obowiązek zwrotu wydatkowanych środków. Pozwana mogłaby uznać za nieuzasadnione transakcje wskazane przez zespół audytowy tylko wówczas, gdyby sama ustaliła na podstawie dowodów, że w istocie nie miały one charakteru służbowego, tylko prywatny. Tymczasem pozwana bezpodstawnie przerzuciła na powoda obowiązek wykazania celu i kontrahenta transakcji. Postępowanie takie kłóci się w sposób ewidentny z przepisem art. 6 k.c., wedle którego ciężar udowodnienia faktu spoczywa na osobie, która z faktu tego wywodzi skutki prawne.

Według Sądu pozwana nie miała podstaw do automatycznego zakwestionowania wydatków z służbowej karty płatniczej powoda co do tych transakcji, w których nie wskazano celu spotkania i nazwy kontrahenta albo gdy wydatki były czynione w soboty, czy inne dni wolne dla powoda od pracy. Należy powtórzyć, iż w pierwszej kolejności winna była ustalić, że w rzeczywistości powód nie wykonywał wówczas obowiązków pracowniczych.

Choć wśród transakcji przedstawionych przez pozwaną do potrącenia z odszkodowaniem za miesiąc marzec 2017r. brakowało takich, co do których powód przedłożył dokumenty zastępcze, należy wskazać, że w takiej sytuacji pozwana również musiałby wykazać ich nie służbowy charakter.

Ostatecznie zatem Sąd przyjął, iż pozwana nie wykazała istnienia po jej stronie wierzytelności wobec powoda z tytułu wykorzystywania służbowej karty płatniczej w celach nie mających służbowego charakteru. Dalszą konsekwencją tego było uznanie, iż nie doszło do skutecznego potrącenia i w efekcie umorzenia roszczenia zgłoszonego w pozwie. Należało mu więc udzielić ochrony prawnej co do zasady, jednak już nie co do wysokości.

Powód nie uwzględnił bowiem faktu, iż część dochodzonej należności pozwana uregulowała. Mianowicie wyliczyła odszkodowanie należne za marzec 2017r. na kwotę 35.000 zł i pobrała od niej (jako płatnik) zaliczkę na podatek dochodowy powoda. Wartość zaliczki wyniosła 11.164 zł. W tym też zakresie świadczenie z umowy o zakazie konkurencji należało uznać za spełnione.

Dlatego żądanie pozwu należało uwzględnić wyłącznie do kwoty 23.836 zł, co uczyniono w pkt I wyroku.

Na uwzględnienie zasługiwało również roszczenie o odsetki od zasądzonej należności głównej. Jego podstawę stanowił przepis art. 481 § 1 k.c. w zw. z art. 300 k.p. Odszkodowanie miało być płatne w miesięcznych ratach w terminie płatności wynagrodzenia prezesa zarządu. Odsetki od zasądzonego odszkodowania należały się od dnia następnego po terminie wypłaty, wynikającym z § 3 ust. 2 umowy o zakazie konkurencji. W związku z czym zasądzone zostały od dnia 11 kwietnia 2017r.

W pkt II wyroku Sąd oddalił jako bezzasadne powództwo o odszkodowanie ponad kwotę 23.836 zł oraz w zakresie odsetek za dzień 10 kwietnia 2017r.

W pkt III wyroku zawarte zostało orzeczenie o kosztach procesu. Zapadło ono w oparciu o przepis art. 100 k.p.c. Powództwo uwzględniono w 68 %. (23.836 zł/35.000 zł) Na koszty powoda składała się opłata od pełnomocnictwa (17 zł) oraz wynagrodzenie pełnomocnika w osobie radcy prawnego (2.700 zł). Należny był mu zatem zwrot kwoty 1.847,56 zł (68% z 2.717 zł). Na koszty pozwanej składało się wynagrodzenie pełnomocnika w osobie radcy prawnego (2.700 zł). Należna była jej zatem kwota 864 zł (32% z 2.700 zł). Wysokość wynagrodzenia ustalono zgodnie z treścią § 2 pkt 5 w zw. z § 9 ust. 1 pkt 2 rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 22 października 2015r. w sprawie opłat za czynności radców prawnych. Po rozdzieleniu kosztów procesu zasądzono od pozwanej na rzecz powoda kwotę 983,56 zł.

Strona pozwana domagała się również zwrotu kosztów przejazdu pełnomocnika na rozprawy w kwocie 2.388,71 zł (za dojazdy do S. z B. licząc w stawce po 0,8358 zł za 1 km jazdy). Sąd nie uwzględnił tego żądania. W orzecznictwie Sądu Najwyższego dominuje pogląd, że koszty przejazdów profesjonalnych pełnomocników do sądów zalicza się do wydatków, o których mowa w art. 98 § 3 k.p.c., nie oznacza to jednak automatycznego zaliczenia ich do kosztów niezbędnych i celowych w rozumieniu art. 98 § 1 k.p.c., a ocena w tym zakresie należy do sądu orzekającego, który powinien uwzględnić wszystkie okoliczności konkretnej sprawy. Co prawda każda strona procesu ma swobodę w wyborze pełnomocników, jednakże druga strona nie może ponosić negatywnych skutków wyboru przez swojego przeciwnika procesowego pełnomocnika, którego siedziba jest znacznie oddalona od siedziby sądu rozpoznającego sprawę, a także siedziby strony, którą ten pełnomocnik reprezentuje. Tym bardziej, że Sądowi z urzędu wiadome jest, iż w innych procesach pracowniczych, toczących się obecnie przed tut. Sądem, pozwaną spółkę reprezentują pełnomocnicy z okolic S.. Ponadto, w niektórych przypadkach pełnomocnik pozwanej stawiła się w sądzie w Szczecinie w danym dniu w celu uczestniczenia w rozprawie w większej ilości spraw (np. w dniu 9.07.2018r. także w sprawie (...), a w dniu 29.03.2018r. także w sprawie (...)).

Nie ulega też wątpliwości, że zwrotowi podlegają jedynie koszty rzeczywiście poniesione. W spisie kosztów przedłożonym przez pozwaną posłużono się natomiast stawką określoną w Rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania dla celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów nie będących własnością pracodawcy. Tymczasem, jak wskazano w uzasadnieniu uchwały Sądu Najwyższego z dnia 29 czerwca 2016r. (III CZP 26/16), po utrwaleniu poglądu, iż strona przegrywająca sprawę obowiązana jest zwrócić przeciwnikowi zastępowanemu przez pełnomocnika będącego adwokatem lub radcą prawnym koszty jego przejazdu do sądu, jeżeli w okolicznościach sprawy były one niezbędne do celowego dochodzenia praw i celowej obrony, w orzecznictwie sądów powszechnych powstała wątpliwość dotycząca metody ustalania kosztów przejazdu zawodowego pełnomocnika do sądu, a w szczególności czy ich wysokość może być wyliczona na podstawie przepisów rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej. Sąd Najwyższy podkreślił, iż w piśmiennictwie przyjmuje się zgodnie, że istota oraz cele wydatków przeznaczanych na pokrycie kosztów związanych z udziałem w postępowaniu cywilnym i podejmowaniem niezbędnych czynności procesowych uzasadniają tezę, iż ustanowione zasady ich zwrotu mają charakter kompensacyjny, prowadzący do wyrównania uszczerbku w majątku strony lub innej osoby uczestniczącej w postępowaniu. Analiza ustawy o kosztach sądowych w sprawach cywilnych prowadzi jednocześnie do wniosku, że wydatkom odpowiadają koszty, które zostały rzeczywiście poniesione oraz były racjonalne i celowe (np. art. 85 ust. 1, art. 88, 90 i 91). W odniesieniu do wydatków stanowiących element kosztów procesu, wymagana jest - obok ich celowości - także niezbędność (art. 98 §1 k.p.c.). Nie ma żadnych argumentów na rzecz odmowy charakteru kompensacyjnego także żądaniu zwrotu kosztów przejazdu, poniesionych przez zawodowego pełnomocnika w związku z dojazdem do sądu, w którym odbywają się posiedzenia sądowe lub w którym podejmowane są inne czynności procesowe (np. do sądu wezwanego). W tym stanie rzeczy nie może się powieść próba wykazania, że ustalenie kosztów przejazdu zawodowego pełnomocnika następuje na podstawie rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej w związku z przepisami rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy.

W pkt IV wyroku orzeczono na podstawie art. 113 ustawy z dnia 28 lipca 2005r. o kosztach sądowych w sprawach cywilnych (Dz. U. 2006.167.1398 ze zm.), w myśl którego kosztami sądowymi, których strona nie miała obowiązku uiścić lub których nie miał obowiązku uiścić kurator lub prokurator, Sąd w orzeczeniu kończącym sprawę w instancji obciąży przeciwnika, jeżeli istnieją do tego podstawy. W myśl art. 35 ustawy o kosztach sądowych w sprawach cywilnych w sprawach z zakresu prawa pracy pobiera się opłatę podstawową w kwocie 30 złotych wyłącznie od apelacji, zażalenia, skargi kasacyjnej i skargi o stwierdzenia niezgodności z prawem prawomocnego orzeczenia. Jednakże w sprawach, w których wartość przedmiotu sporu przewyższa 50.000 złotych, pobiera się od wszystkich pism procesowych opłatę sądową. Z uwagi na fakt częściowego przegrania sprawy przez stronę pozwaną, Sąd – zgodnie z zasadą przewidzianą w ww. art. 113 ustawy o kosztach sądowych w sprawach cywilnych – nakazał pobrać od pozwanej na rzecz Skarbu Państwa – Sądu Rejonowego Szczecin – Centrum w Szczecinie kwotę 1.192 zł, stanowiącą 5 % kwoty zasądzonej na rzecz powoda.

Rozstrzygnięcie w pkt V wyroku zapadło w oparciu o przepis art. 477 ² § 1 k.p.c. i nałożono rygor natychmiastowej wykonalności na całą zasadzoną kwotę, ponieważ nie przekracza ona wysokości jednomiesięcznego wynagrodzenia powoda.

ZARZĄDZENIE

1.  (...)

2.  (...)

3.  (...)

(...)